Être le premier centre entièrement bilingue mis en ligne sur TELUS PS Suite est un exploit de taille. Pourtant, même s’il s’agit d’un centre de taille modeste, disposant de moins de ressources, le Centre de santé communautaire de Sudbury-Est (SECSC) était plus que prêt pour la transition. Le SECSC a également la distinction d’être le premier centre à passer de Purkinje à TELUS PS Suite. Nous nous entretenons avec le directeur général, Michel Mayer, de la mise en œuvre et des expériences de la mise en ligne dans son centre.

Commençant sur une note très positive, M. Mayer déclare sans ambages : « Le fournisseur [TELUS] était très impliqué et a investi pour aider le SECSC à réussir pendant tout le processus de migration et de mise en œuvre. Cependant, il y avait et il y a toujours des domaines importants qui nécessitent des améliorations. » Vous trouverez ci-dessous certaines des préoccupations et recommandations de M. Mayer.

Durée – Une mise en œuvre de près de 13 mois a maintenu le centre dans un état de mutation continue. Bien que les gens aient compris en général que cela était dû à la première migration d’un Centre de santé communautaire de Purkinje vers PS Suite, maintenir la concentration et l’engagement du personnel était un défi permanent. M. Mayer espère que les leçons tirées de la migration aideront le fournisseur à réduire la durée de l’exercice dans les autres centres qui possèdent Purkinje.

Migration de données – La complexité de la migration des données d’un DME à un autre a été rendue plus difficile par le manque de coopération du fournisseur précédent au tout début de la migration. Heureusement, cette situation a fini par s’améliorer. M. Mayer précise que le succès dépendait de la contribution des deux fournisseurs et recommande que les centres qui ont encore Purkinje insistent sur cette attente dès le début du processus.

Validation des données – Le SECSC continue de se débattre avec des problèmes de qualité des données dans le nouveau DME. Les valideurs de données ont fait face à de nombreux défis, notamment une compréhension insuffisante du nouveau système. Certaines données de Purkinje n’ont pas été facilement transférées vers PS Suite et le centre a dû lancer un processus de nettoyage des dossiers. Ils estiment que cela prendra environ neuf mois. Il est recommandé de commencer à travailler maintenant sur la correction des données dans le DME existant.

Hardware/Software and Internet InfrastructureInfrastructure matérielle/logicielle et Internet – Dans le cadre de la mise en œuvre de Nightingale on Demand, les centres devaient procéder à un inventaire complet et à l’analyse de leur infrastructure matérielle, logicielle et Internet. L’ancien DME de Purkinje était installé localement dans chaque centre et la modification vers la version nuagique (ASP) du DME de PSS était importante. Pour le SECSC, il s’agissait d’un tout nouveau processus. Comprendre les exigences matérielles et d’infrastructure Internet requises pour accéder au DME et s’assurer qu’il répondait aux normes optimales au chapitre de la bande passante, de la confidentialité et de la sécurité était essentiel à la réussite de l’entreprise. M. Mayer recommande aux centres de démarrer le processus d’infrastructure matérielle/logicielle et Internet le plus rapidement possible.

Gestion du changement – La gestion du changement était un sujet de préoccupation majeure. M. Mayer cite plusieurs domaines auxquels tous les centres devraient accorder une attention particulière :

      • Rôles – Comme le recommandait le CSC de South Riverdale, il était très important de définir clairement les rôles et responsabilités du personnel de l’équipe de mise en œuvre. Les petits centres disposant de moins de ressources pourraient se trouver débordés. 
      • Flux de travail – Le centre n’a pas eu l’impression que suffisamment de temps a été consacré aux flux de travail et à aider les utilisateurs à comprendre comment leur flux de travail existant serait modifié ou disparaîtrait. Ils ont également estimé que le fournisseur ne comprenait pas bien les CSC et leur fonctionnement. De plus, le fournisseur n’a pas compris ni expliqué clairement le bien-fondé des modèles standardisés de l’Alliance et leur utilisation, ce qui a créé une certaine confusion après la mise en ligne.
      • Formation – La formation n’était pas axée sur les CSC et a donc omis plusieurs éléments clés. Le formateur n’a pas pu traiter de domaines importants des flux de travail, de l’utilisation de formulaires électroniques et d’autres fonctionnalités propres aux CSC. En l’absence de corrélation directe avec leur propre travail, certains membres du personnel n’ont pas été en mesure d’internaliser correctement la formation.
      • Soutien – Après la mise en ligne, le soutien, y compris les groupes d’apprentissage et les super utilisateurs, ont été des éléments très importants pour la capacité du personnel à effectuer son travail.

M. Mayer félicite le personnel du SECSC pour le travail effectué sur ce projet, affirmant sans équivoque que sans leur dévouement infatigable et déterminé, la mise en œuvre n’aurait jamais abouti. Nous tenons à exprimer notre sincère gratitude à tous les membres du Centre de santé communautaire de Sudbury-Est pour leur diligence, leur travail acharné et leur engagement à réussir cette transition.